To-Do-Listen bringen nichts als Frust: Ist das wirklich so?

Diesmal geht es um die Behauptung, dass so genannte To-Do-Listen den Alltag erleichtern sowie die Arbeitsmotivation und die Produktivität erhöhen. 

von Katharina Loof

Nicht nur das Arbeitsleben ist in den vergangenen Jahren schnelllebiger geworden, auch der Alltag selbst erfordert mehr und mehr Flexibilität von jedem. Während in vielen Berufen nur eine Mail oder ein kurzer Anruf reicht, um den Arbeitsauftrag mindestens eines ganzen Tages zu ändern, wird auch schnell mal die private Planung über den Haufen geschmissen, nachdem das Kind kränkelt, das Auto kaputt geht oder der für den kommenden Tag angekündigte Besuch sich auf den heutigen vorschiebt. 

Wenn der Tag mehr Aufgaben als Stunden bereit hält… 

Beständigkeit, beziehungsweise Verlässlichkeit hat in der heutigen Zeit, in der Verabredungen nicht mehr analog, sondern digital über vielerlei Wege getroffen werden, Seltenheitswert. 

Hinzu kommt, dass die potenziell zu erledigenden Aufgaben die dafür mögliche Zeitspanne eines Tages bei weitem zu überschreiten scheint. Zusätzlich zu den primär notwendigen Angelegenheiten, wie den beruflichen Pflichten sowie der Pflege des Haushaltes und der Nahrungsbeschaffung, kommt ein ganzes Bündel an sozialen Aktivitäten hinzu, die ebenfalls abgearbeitet werden wollen. 

Ein Erfolgsmodell dank gestiegener Ansprüche

Um den gesteigerten Ansprüchen gerecht zu werden, hat sich die To-Do-Liste als psychologisches Erfolgsmodell etabliert. Dieses System der schriftlich notierten Aufgaben, auch Pendenzenliste und Liste-offener-Punkte genannt, hat seinen Ursprung in der Arbeitswelt und dient als Grundlage eines erfolgreichen Zeitmanagements. „Im Rahmen der Selbstorganisation kann sie von einzelnen Arbeitspersonen, für Arbeitsgruppen und Projekte aufgestellt werden“, heißt es bei wikipedia.de. Notiert werden nicht nur personenbezogene Aufgaben, sondern auch Grundlegendes in regelmäßig wiederkehrender Abfolge. So können sie auch Banalitäten wie das wöchentliche Reinigen der Kaffeemaschine oder das tägliche Ausräumen der Spülmaschine beinhalten. 

Wer sich diese Arbeitslisten ausgedacht hat, kann nicht genau rekonstruiert werden, dafür wurden diese in den vergangenen Jahren zu oft ergänzt und optimiert. Es ist jedoch davon auszugehen, dass die Vorgehensweise von der Einkaufsliste, immerhin die banalste und ursprünglichste To-Do-Liste, adaptiert wurde. 

Eigentlich logisch, denn wenn man nichts vergessen möchte, muss man alles aufschreiben. Und wer nichts vergisst, ist gut organisiert. 

Unerledigtes bleibt im Kopf und blockiert das Denken

Der Pastoralreferent, Blogger und Trainer für individuelles Selbstmanagement Benjamin Floer verweist auf seiner Internetseite darauf, dass dies auf den so genannten Zeigarnik-Effekt zurückzuführen sei. Dieser psychologische Effekt über die Erinnerung an abgeschlossene im Gegensatz zu unterbrochenen Aufgaben besagt, dass man sich an unterbrochene, unerledigte Aufgaben besser erinnert als an abgeschlossene, erledigte Aufgaben. Der russische Psychologe Bljuma Wulfowna Seigarnik beobachtete Kellner und fand heraus, dass sich diese sehr gut merken können, welches Getränk sie an welchen Tisch bringen sollen. Aber nur bis zu dem Moment, wo sie es abgestellt haben. In dem Moment, wo die Aufgabe erledigt ist, wissen sie nicht mehr, was sie wohin gebracht haben. Abgeleitet bedeutet dies, dass unerledigte Dinge im Kopf bleiben und andere Denkprozesse blockieren können. 

„Oh Gott, das muss ich auch noch alles schaffen?“

„Du kennst das sicher, dass du immer bei der Arbeit denkst, oh Gott, das muss ich auch noch tun und da muss ich gleich dran denken und das soll ich heute Nachmittag und habe ich daran eigentlich gedacht und vielleicht sogar nachts hochschreckst und dich fragst, habe ich an alles gedacht, an das ich denken muss-te?“, knüpft Floer den Zusammenhang zum Alltagsempfinden. Tatsächlich zeigte eine Studie der Baylor University von 2018, dass das Führen einer To-Do-Liste das Einschlafen erleichtern kann. Die Versuchspersonen, die vor dem Einschlafen eine To-Do-Liste führten, schliefen im Schnitt neun Minuten schneller ein. Dabei wurden sie umso schläfriger, je detaillierter sie aufgeschrieben hatten, was sie am Folgetag erledigen wollten.

Das Listen von Aufgaben ist so wie Schäfchenzählen

Fest steht demnach, dass das Führen von To-Do-Listen eine beruhigende Wirkung hat. Aber dienen sie auch der Motivation?

Wenn am Ende des Tages nicht nur zehn Punkte der To-Do-Liste nicht abgearbeitet wurden, sondern stattdessen noch zehn weitere hinzugekommen sind, macht dies vielleicht schläfrig, scheint aber nicht hilfreich, um sich voller Ehrgeiz für den folgenden Tag zu wappnen. 

Das liegt dann an einer falschen Vorgehensweise, wie das Unternehmensmagazin impulse feststellte und gleich sechs Fehler beim Führen der To-Do-Listen entlarvte. Wer zu viele, zu große oder zu vage formulierte Aufgaben ohne Deadline notiert, hindert sich selber bei der Abarbeitung. Zudem sollte die Liste nach Dringlichkeit sortiert sein und vor allen Dingen immer am Feierabend für den kommenden Tag statt am Morgen aufgelistet werden. 

Floer selbst rät zu drei Listen; zum einen die (maximal fünf) Dinge, die noch am selben Tag erledigt werden sollen, dann zehn weitere Aufgaben, die in den kommenden sieben Tagen abgearbeitet sein müssen sowie eine Liste „Hinter‘m Horizont“, die sich mit Aufgaben jenseits dieser Woche beschäftigt.

Weil das für viele zu anstrengend ist und alleine das Erstellen zu viel Zeit beansprucht, die im Nachhinein schlichtweg für die Abarbeitung fehlen könnte, werden so genannte Done-Listen favorisiert, also diejenigen Listen, die das bereits Erledigte visualisieren. Diese Liste zumindest kann so viele Kleinigkeiten wie möglich beinhalten und dient definitiv der Motivation sowie dem Selbstbewusstsein.